업무소통을 원활하게 하는 방법이 있다면?
오늘 소개할 기사는 HBR by Rebecca Zucker (21/01/13) 글이에요.
영문제목은 How to Follow Up with Someone Who’s Not Getting Back to You.
의역하면, 당신에게 돌아오지 않는 사람과 후속 하는 방법을 이야기하는데요.
어쩌면 우리가 일상 속 사무업무를 보는 상황에서 접하는 이야기와 유사합니다.
바로 어떤 일을 하더라도 안내, 피드백 회신 등 소통라인이 있기에 의식하지 않을 수 없는 사항이죠.
본문에서는 어떻게 하면 사람들이 나의 메시지 혹은 나에게 관심을 지속할 수 있도록 환기시킬 수 있는지 소통 팁을 안내하고 있습니다.
주로 이 부분은 메일/메신저/문자 등 소통에서 유용할 것 같습니다.
1) 매력적인 제목 줄이 있습니다.
이 부분은 저도 공감하는데요, 항상 느끼지만 업무에서 첫 줄이 의미하는 것은 강력한 메시지를 액기스로 압축한 표현이라고 생각합니다. 첫 줄을 통해 내가 이 글을 접해야하는지 혹은 이 담당자의 소통방식이 어떻게 흘러가는지 예측할 수 있고 그에 따라 소통 우선순위를 정합니다.
2) 당신의 톤을 염두에 두십시오.
이것은 소통에서 꼭 말하는 소리의 어조가 아니라 글에서도 이러한 톤이 들어가 있다는 것을 이야기합니다. 글에서도 부드럽게 완곡한 표현을 하는 것도 있거든요. 그래서인지 가급적 메시지를 부드러운 움직임으로 돌아서게 하는 손짓을 자연스럽게 녹아들게 하는 글솜씨도 필요합니다.
글에서 대화쌍을 파악하면, 목소리 톤을 들려주는 것과 비슷한 연상을 이끌어낼 수 있습니다.
3) 짧게 유지하고 간단한 언어를 사용합니다.
짧게 유지하는 것은 단순히 무조건 줄여라고 하는 것이 아니에요. 기사에서는 약 75~100단어가 이상적이라고 표현하는데요. 어쩌면 생각보다 100자 이내 표현이 어렵지만 가장 담백하고 깔끔한 표현으로 이미지를 연상하는 좋은 글이 됩니다.
4) 명확한 질문을 합니다.
우리가 질문을 올바르게 하는 것은 정말 중요합니다. 그런데 질문이 단순히 물어보기 위함이 아니라 어떤 방향으로 끌고 가야할지 판단할 수 있고 서로가 피드백을 염두하고 연결하는 교류의 물줄기를 형성할 수 있습니다. 그렇기에 명확한 질문에는 항상 배경지식의 공감대와 주객전도가 아닌 논리적 구조가 필요합니다.
5) 또 하나의 대안 제시
그리고 정말 또 중요하게 생각하는 부분이 있습니다. 또 하나의 대안을 제시하는건데요. 이것은 나의 메시지나 문장 등이 사람들에게 다 받아들여지지 않기에 회신이 없을 경우를 대비해서 어떤 행동을 취할 수 있는지 혹은 그러한 행동으로 유추해도 될지 단서를 제공하는 것입니다.
부담이 적은 제안을 표현하기로 다음에 또 보내는 문장에 이를 연결하는 스토리가 전개됩니다.
6) 신중하게 지속성 유지하기!
5가지 단계를 순조롭게 진행했다면, 앞으로 남은 마지막은 지속성을 유지하는 멘탈관리라고 생각합니다. 기사에서 표현은 언제 후속 조치를 취해야 하는지와 회신에 따른 대기기간에 따른 자신의 시간 손실과 에너지를 최소화하고 지속적으로 응답을 위한 과정을 진행할지 조절이 필요함을 이야기합니다.
어쩌면...
비대면 언어소통과 업무 공간이 우리에게 소통의 문자/이미지 교류가 점차 말보다 더 논리성과 즉시성이 적기에 맞춰야 하는 수 많은 변수와 전략이 숨겨져있음을 의미합니다.
이에 따른 스트레스도 알게모르게 자라나고 있을건데요.
그럴수록 잊지 말아야 하는 것이 있습니다.
결국...
사람과 사람의 관계에서 일어나는 이야기의 누적입니다.
그 이야기가 하나의 페이지로 문장과 단어가 두께감을 형성하는 책으로 연결되기에
우리의 선택과 행동이 담긴 문장과 이미지 등 표현에서 조금 더 상대방의 입장을 배려하면서도
나의 의견이 오역하지 않도록 명확한 표현으로 여겨질 수 있도록 한 번 더 체크하는게 필요합니다.
때에 따라 새로운 표현기법을 익혀서
원활한 의사소통을 돕기 위한 노력도 진행하면 좋습니다.
당신에게 돌아오지 않는 사람과 후속 하는 방법 (hbr.org)
How to Follow Up with Someone Who’s Not Getting Back to You
You’re probably not being ghosted.
hbr.org
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